Inscription bénévole et bulletin d’adhésion

Pollsar est un outil de formulaires et de sondages pour associations, ONG, clubs et collectifs : inscription des bénévoles et planning des créneaux, adhésion des membres et sondages auprès des adhérents, des habitants et des bénéficiaires. L’assistant IA monte le formulaire à partir d’une description, les demandes ne se perdent plus dans les messages privés, et les chiffres du rapport au financeur sont prêts dans la synthèse.

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Tableau des réponses Pollsar : une ligne par répondant, notes en étoiles et filtres

Les formulaires dont une association a besoin

Fiche d’inscription bénévole

Qui est la personne, comment la joindre, quelles compétences elle apporte, combien d’heures par semaine elle peut donner et quelles causes lui tiennent à cœur. Chaque fiche devient une carte avec des tags, et le coordinateur voit en une minute qui appeler pour une nouvelle mission.

Planning des bénévoles par créneau

Au lieu d’un tableur que tout le monde modifie en même temps, un formulaire d’inscription : chacun choisit son créneau ou son point de collecte, et chaque créneau a son lien avec une limite de places. Une fois complet, l’inscription se ferme, et vous n’avez pas dix bénévoles de trop à l’entrepôt.

Suivi des heures de bénévolat

Après son créneau, le bénévole indique la date, les heures et ce qu’il a fait. Les relevés arrivent en lignes dans Google Sheets, où il est simple d’additionner les heures de chacun pour une lettre de remerciement, une attestation ou un rapport d’activité.

Bulletin d’adhésion

Rejoindre un club, une association ou un collectif avec un seul formulaire : contacts, centres d’intérêt, manière d’aider et acceptation des statuts. Les bulletins arrivent dans un tableau, et le bureau les examine dans une liste, pas au milieu des e-mails.

Sondage des adhérents

Une fois par an, demandez aux adhérents s’ils sont satisfaits de l’association, ce qu’ils apprécient, ce qu’ils changeraient et s’ils prendraient plus de missions. L’indice NPS montre l’attachement de la communauté, et Pollsar garde à part les réponses de chaque année pour que vous voyiez l’évolution.

Sondage auprès des habitants

Sachez ce que les voisins pensent d’une aire de jeux, d’une opération de nettoyage ou d’une nouvelle piste cyclable : QR code sur le panneau d’affichage, lien dans le groupe du quartier. Les réponses de chaque immeuble ou quartier peuvent arriver par leur propre lien et se comparer dans une synthèse.

Demande d’aide ou de soutien

Recevez par formulaire les demandes des bénéficiaires et les sollicitations de mécénat : qui demande, quoi et pour quand. La logique affiche les bonnes questions pour chaque type de demande, et toutes arrivent dans une seule file, avec date et contact.

Sondage des bénéficiaires et donateurs

Demandez aux bénéficiaires ce qui a changé et ce qui a été difficile, et aux donateurs et partenaires s’ils voient clairement où va l’argent. L’assistant IA prépare le questionnaire à partir de la description du programme, et les conclusions vont dans le rapport au financeur.

Avis après une action solidaire

Après une vente solidaire, une course caritative ou une opération de nettoyage, un QR code sur le stand recueille les notes des participants et des bénévoles : ce qui a plu, quoi améliorer et s’ils reviendront. Ajoutez une photo du jour à la question pour raviver le souvenir.

Assistant IA et rapports

Écrivez à l’assistant IA : « fiche bénévole pour une banque alimentaire : créneaux, compétences, véhicule ». Il vous livre la fiche avec questions et options de réponse, et vous pouvez reformuler chaque question pour votre association.

Illustration du générateur IA de Pollsar : champ pour le sujet du sondage

L’assistant repère la question qui pousse vers la « bonne » réponse ou qui en pose deux à la fois, et propose de la scinder. Dans les sondages auprès des habitants et des bénéficiaires, c’est encore plus important : une réponse sincère vaut mieux qu’une réponse polie.

Illustration : question de questionnaire prête avec options de réponse et icône de l’IA

Donnez aux bénévoles, aux donateurs et aux habitants leur propre lien vers le même questionnaire : Pollsar montre combien de réponses sont venues de chaque groupe et sépare leurs notes. Vous voyez ce qui plaît aux uns et ce qui inquiète les autres.

Panneau de résultats Pollsar : couches de données et audiences

Demandez à l’assistant de lire les réponses écrites : il dégage les thèmes principaux et prépare un rapport avec chiffres et citations pour le bureau, les partenaires ou un appel à projets.

Ordinateur portable affichant les résultats d’un sondage : tableau des réponses et graphique
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Comment lancer un formulaire

1 Décrivez votre besoin ou prenez un modèle Dites à l’assistant IA qui vous voulez interroger et sur quoi, et il prépare le formulaire. Vous pouvez aussi partir des modèles de questionnaires pour associations.
Galerie de modèles Pollsar : catégories à gauche et fiches de sondages illustrées
2 Aux couleurs de votre association Choisissez un thème à vos couleurs et ajoutez le logo : bénévoles et habitants voient le formulaire de votre association, pas celui d’un outil quelconque.
Onglet Style de Pollsar : catalogue de thèmes en miniatures et aperçu du sondage
3 Partagez le lien Le lien va dans le groupe des bénévoles, la newsletter, le site et les réseaux ; le QR code, sur le stand, les flyers et le panneau d’affichage.
QR code du questionnaire dans Pollsar, logo au centre, et bouton de téléchargement
4 Travaillez avec une seule liste Chaque fiche devient une carte avec des tags et une ligne du tableau, à envoyer vers Google Sheets. Les nouvelles fiches arrivent en notification Telegram.
Fiche répondant Pollsar : toutes les réponses d’une personne, ses étiquettes et la photo qu’elle a envoyée
Galerie de modèles Pollsar : catégories à gauche et fiches de sondages illustrées

Modèles pour les associations

Deux jeunes femmes en t-shirt bleu plantent un jeune arbre

Questionnaire sur le bénévolat

Ce qui motive à aider, combien de fois on a participé et ce qui empêche de se lancer.

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Des adolescents en t-shirt bleu clair ramassent des bouteilles en plastique en forêt

Questionnaire sur les actions écologiques

Sous quelles formes on participerait, combien de temps on donnerait et ce qui retient.

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Quatre poubelles de tri de couleurs différentes dans un parc

Questionnaire sur le tri des déchets

Ce que les habitants trient, s’il y a des conteneurs près de chez eux et s’ils font confiance au recyclage.

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Des gens se promènent le soir dans une allée de parc éclairée

Sentiment de sécurité des habitants

Où et quand on ne se sent pas en sécurité en ville et quelles mesures rassureraient.

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Une jeune femme roule à vélo sur une piste cyclable rouge

Questionnaire sur la mobilité

Comment on se déplace et pourquoi on ne marche pas ou ne pédale pas davantage.

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Une jeune femme répare une chaise en bois au tissu vert avec une visseuse

Questionnaire réparation et réemploi

Si l’on répare, si l’on donne ce qui ne sert plus et ce qui freine. Avant une bourse d’échange.

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Pourquoi Pollsar est plus simple pour les associations et les collectifs

Vous consacrez les cotisations à la cause, pas aux outils

Quand une association vit de cotisations et de dons, chaque dépense compte. C’est pourquoi Pollsar s’ouvre gratuitement, sans carte bancaire ni limite de durée : la réception des candidatures et l’inscription aux créneaux fonctionnent tout de suite.

Vous ne perdez aucune fiche

Bénévoles, futurs adhérents et bénéficiaires répondent par formulaire au lieu d’écrire en privé au coordinateur. Toutes les fiches restent dans un même tableau, et rien ne dépend de qui est de permanence ce jour-là.

Vous voyez l’avis de chaque groupe séparément

Bénévoles, donateurs et habitants répondent au même questionnaire par leurs propres liens, et les réponses ne se mélangent pas. De la même façon, vous comparez quartiers et antennes : on voit où l’on est satisfait et où l’on attend du changement.

Vous bouclez le rapport sans rien compter à la main

Nombre de bénévoles, heures, notes moyennes et indice NPS se calculent tout seuls, et l’assistant IA sélectionne des citations. Le rapport au financeur ou au bureau part d’une synthèse prête, pas de mémoire.

Vous répondez au bénévole avant qu’il change d’avis

Chaque fiche arrive en notification sur Telegram, Slack ou par e-mail, en ligne dans Google Sheets ou, via Zapier, dans votre CRM. Le coordinateur la voit tout de suite, pas le jour où quelqu’un trouve enfin le temps d’ouvrir la boîte mail.

Vous entendez ceux qui cotisent

Le sondage des adhérents peut être protégé par un code PIN : sans ce code, impossible d’y répondre, et les visiteurs de passage venus des réseaux ne faussent pas les résultats. Le bureau décide d’après l’avis de ceux qui viennent aux réunions.

Questions sur les formulaires d’association

Oui, gratuitement, et sans justifier de votre statut associatif : ni carte bancaire, ni limite de durée. Créez la fiche bénévole, l’inscription à un créneau ou le sondage des habitants à partir d’un modèle, et les réponses se rangent dans un tableau et des graphiques.
En plus des coordonnées et des compétences, demandez ce qui servira le jour de la mission : une personne à prévenir en cas d’urgence, la taille de t-shirt et si le bénévole a le permis. S’il doit encadrer des enfants, demandez d’emblée s’il peut fournir un extrait de casier judiciaire : beaucoup d’associations l’exigent pour ce type de mission. Terminez par la question ouverte « Pourquoi voulez-vous devenir bénévole ? », et le questionnaire sur le bénévolat vous montrera ce qui empêche les gens de se lancer.
C’est l’association qui délivre l’attestation de bénévolat : une lettre ou une attestation sur papier à en-tête avec les dates, la nature des missions, le nombre d’heures et la signature du responsable. Elle est plus simple à établir si le responsable valide les heures juste après chaque mission, plutôt que de les reconstituer de mémoire en fin d’année. L’école, l’université ou l’employeur demandent souvent aussi un contact pour vérifier l’attestation : ajoutez ce champ au formulaire de suivi dès le départ.
Oui, gratuitement : l’assistant IA prépare le bulletin à partir d’une seule phrase, comme « adhésion à une association d’anciens élèves ». S’il existe plusieurs types d’adhésion, par exemple membre actif, membre associé ou étudiant, faites choisir le type dès la première question : la personne voit sa cotisation avant de remplir le reste. Dans beaucoup d’associations, la case « J’accepte les statuts » remplace la demande papier, mais si vos statuts exigent une demande signée, gardez la signature sur papier ou dans un service de signature électronique.
Laissez les cotisations et les dons à votre site ou à votre plateforme de dons : Pollsar se charge des candidatures et des réponses. Si une cotisation ou un don doit suivre le formulaire, la personne peut passer directement à la page de paiement. Les données et les réponses restent dans Pollsar, et l’argent va là où vous l’encaissez déjà.
Limitez le questionnaire à dix minutes et annoncez une date limite dans l’invitation, par exemple deux semaines : un sondage sans échéance est remis à plus tard puis oublié. Pour un sondage auprès des adhérents, comptez 10 à 30 % de réponses, et une relance dans le groupe quelques jours avant la clôture apporte souvent une seconde vague. Un mois plus tard, présentez aux adhérents les résultats et une décision prise grâce à eux : ils répondront plus volontiers la fois suivante.
Proposez des choix plutôt que de demander « Que faut-il améliorer ? » : avec une liste, par exemple aire de jeux, éclairage ou stationnement, les priorités sautent aux yeux, et un seul champ libre suffit pour les idées. Demandez la rue ou l’immeuble pour comparer les secteurs, mais pas le numéro d’appartement : les gens répondent plus librement. Un sondage en ligne touche moins les personnes âgées, alors des bénévoles peuvent remplir le questionnaire avec elles sur un téléphone, au pied de l’immeuble, et le questionnaire sur la sécurité dans le quartier fournit des questions prêtes pour démarrer.
Oui : une question « Oui / Non » avec le texte de l’autorisation et le nom du participant dans le formulaire d’inscription enregistre la réponse avec sa date dans le tableau ; précisez dans le texte où les photos seront publiées et comment retirer l’autorisation. C’est le plus simple lors d’une action ou d’une brocante, où le photographe ne peut pas courir après chacun avec des papiers. Pour un mineur, l’autorisation est en général donnée par un parent, et si une signature est nécessaire pour publier, par exemple dans une publicité d’un partenaire, gardez le formulaire papier.

L’impact en chiffres

Les bénévoles écrivent en privé, les fiches se perdent dans la boîte mail, et le rapport au financeur se rédige de mémoire. Pollsar range fiches, inscriptions aux créneaux et avis dans des tableaux, et vous voyez tout de suite combien de personnes sont venues, combien d’heures elles ont données et ce qui a changé. Votre action devient visible pour tous ceux qui soutiennent la cause !

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Illustration au trait : un surfeur prend une vague sur sa planche