Formulaire d’inscription et avis des participants

Pollsar est un outil d’inscription et de sondage pour l’organisation d’événements : formulaire d’inscription à un congrès, un webinaire ou une rencontre, confirmation de présence des invités et questionnaire de satisfaction après l’événement. Quand il n’y a plus de places, l’inscription se ferme d’elle-même, et l’assistant IA tire des avis des enseignements concrets pour la prochaine édition.

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Le questionnaire vu par le participant : question avec images, options de réponse, barre de progression et boutons de navigation

Ce qu’il faut recueillir avant et après l’événement

Formulaire d’inscription à un événement

Nom, e-mail, téléphone et choix du jour ou de la session dans un seul formulaire. Fixez le nombre de places : une fois complet, Pollsar ferme l’inscription tout seul, et vous n’avez pas de surnombre à l’entrée. Chaque inscription s’ajoute en ligne dans le tableau.

Confirmation de présence (RSVP)

L’invité indique s’il vient, avec combien de personnes et quel menu il choisit. S’il répond « je ne pourrai pas », le formulaire lui demande tout de suite si une autre date lui convient. Vous connaissez le nombre d’invités avant de réserver la salle et le traiteur, et non le jour même.

Inscription à un webinaire

Le formulaire recueille l’e-mail et, à l’avance, les questions pour l’intervenant : il sait ce qu’on va lui demander avant le direct. Après l’envoi, le participant arrive directement sur la page de diffusion, et le lien fonctionne dans n’importe quel e-mail, messagerie ou réseau social.

Questionnaire avant un événement

Demandez à l’avance quels sujets intéressent le plus, quel format est le plus pratique et combien de temps l’événement doit durer. Les participants classent les sujets par importance, et Pollsar affiche la priorité de chacun en pourcentage. Vous bâtissez le programme sur les attentes, pas au hasard.

Enquête de satisfaction événement

Placez un QR code sur la dernière diapositive : le participant note l’événement à chaud et dit ce qu’il faut améliorer. L’indice NPS montre combien le recommanderaient à des collègues, et l’assistant IA regroupe les commentaires les plus fréquents.

Évaluation des intervenants et des sessions

Une matrice de notes sur un seul écran : chaque conférence, intervenant et session de 1 à 5. Pollsar calcule les moyennes, et vous voyez qui réinviter et quel sujet remplacer. Chaque salle ou parcours peut avoir son propre lien, pour que les notes ne se mélangent pas.

Évaluation à chaud d’un atelier

Après un atelier, une formation ou une conférence, demandez ce qui a été utile, ce qui a traîné en longueur et si les participants vont l’appliquer. L’assistant IA prépare le questionnaire en une minute à partir du programme, et les réponses de tous les groupes se retrouvent dans une même synthèse.

Inscription des intervenants et exposants

Propositions d’intervention pour un congrès ou demandes de stand pour un salon dans un seul formulaire : sujet, description, contacts et fichier de présentation. Tout arrive dans un tableau, et le programme se choisit dans une liste unique, pas dans des e-mails éparpillés.

Feuille de présence par QR code

Affichez un QR code à l’entrée : chaque participant note lui-même son nom et son entreprise, et la feuille de présence se remplit dans un tableau, sans papier. Sur un stand de salon, le même formulaire recueille les contacts de ceux qui veulent poursuivre l’échange.

Assistant IA et bilan de l’événement

Écrivez à l’assistant IA avec vos mots : « inscription à un congrès de deux jours, avec choix de session et déjeuner ». Il vous livre le formulaire avec questions, options de réponse et visuel de couverture, et vous pouvez reformuler chaque question.

Illustration du générateur IA de Pollsar : champ pour le sujet du sondage

L’assistant repère la question qui oriente la réponse ou qui en pose deux à la fois, comme « Les conférences et la pause café vous ont-elles plu ? », et propose de la scinder. Les notes restent honnêtes, et les conclusions, utiles.

Illustration : question de questionnaire prête avec options de réponse et icône de l’IA

Donnez à chaque jour, salle ou parcours son propre lien : Pollsar montre combien de réponses sont venues de chacun et sépare leurs notes. Le premier et le deuxième jour du congrès se comparent sur un seul tableau de bord.

Panneau de résultats Pollsar : couches de données et audiences

Demandez à l’assistant de lire les réponses écrites : il trouve ce qui est le plus salué et le plus critiqué, et prépare un rapport avec chiffres et citations pour l’équipe, les partenaires ou les sponsors.

Ordinateur portable affichant les résultats d’un sondage : tableau des réponses et graphique
Créer un formulaire avec l’IA

Comment ouvrir les inscriptions

1 Décrivez l’événement ou prenez un modèle Dites à l’assistant IA quel événement vous organisez, et il prépare le formulaire. Vous pouvez aussi ouvrir les modèles de questionnaires pour événements ou monter le formulaire dans le constructeur.
Galerie de modèles Pollsar : catégories à gauche et fiches de sondages illustrées
2 Fixez les places et le style Mettez une limite de places, et l’inscription se ferme d’elle-même quand la salle est pleine. Choisissez un thème assorti à l’événement et ajoutez le logo de l’organisateur.
Onglet Style de Pollsar : catalogue de thèmes en miniatures et aperçu du sondage
3 Partagez le lien et le QR code Le lien va dans l’invitation, le post, la newsletter et la page de l’événement ; le QR code, sur l’affiche, le badge, l’accueil et la dernière diapositive.
QR code du questionnaire dans Pollsar, logo au centre, et bouton de téléchargement
4 Suivez la liste et les avis Chaque inscription est une ligne du tableau des réponses, que vous exportez en XLSX ou envoyez vers Google Sheets. Les avis recueillis après l’événement arrivent dans un tableau du même type.
Tableau des réponses Pollsar : une ligne par répondant, notes en étoiles et filtres
Galerie de modèles Pollsar : catégories à gauche et fiches de sondages illustrées

Modèles pour les événements

Jeunes gens qui discutent avec animation et rient sur une scène décorée

Questionnaire de satisfaction événement

Comment s’est passée l’organisation, quels problèmes ont été remarqués et quels événements on souhaite.

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Homme en veste montrant quelque chose sur une tablette à trois collègues en tablier

Questionnaire avant un événement

Quel format est le plus pratique, quels sujets intéressent et combien de temps prévoir.

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Six jeunes autour d’une table avec des tablettes, en pleine discussion

Sondage sur le format d’événement

Quel format on préfère, ce qui décide d’y aller ou non et à quoi on renoncerait.

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Panneau de rue avec des flèches bleues et marron vers des lieux de la ville

Questionnaire sur l’accès au lieu

Comment on arrive sur place, si la signalétique est claire et quoi améliorer dans la logistique.

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Une jeune femme qui s’ennuie tient un gobelet rouge pendant qu’un groupe discute derrière elle

Pourquoi on ne vient pas aux événements

Ce qui empêche de venir, quelles conditions décident et ce que les organisateurs négligent.

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Une intervenante parle dans une salle devant un écran avec les participants d’une visioconférence

Questionnaire sur les événements hybrides

Comment le format hybride est perçu et ce qu’il faut pour qu’un événement réussisse.

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Silhouettes de personnes devant une installation lumineuse très colorée

Questionnaire sur les formats interactifs

Ce qu’on attend d’un format interactif et ce qui empêche de participer au lieu de regarder.

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Le public lève la main pendant que l’intervenante au tableau s’adresse à la salle

Évaluation de l’ambiance

Quelles émotions l’événement suscite, ce qui gâche l’ambiance et ce qui la rehausse.

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Des participants à un congrès assis en rang, parmi eux une jeune femme en fauteuil roulant

Questionnaire sur l’accessibilité

Quels obstacles rencontrent les invités et ce qui rendrait l’événement plus accessible.

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Pourquoi inscriptions et avis sont plus pratiques avec Pollsar

Vous ne comptez plus les places à la main

Dans Google Forms, quelqu’un doit fermer l’inscription à la main quand il y a plus d’inscrits que de chaises. Dans Pollsar, vous fixez la limite une fois et le formulaire se ferme tout seul ; chaque parcours ou jour peut avoir sa limite et son lien.

Vous suivez la liste des inscrits en temps réel

Chaque inscription arrive en notification sur Telegram ou Slack, en ligne dans Google Sheets ou, via Zapier, dans votre CRM. Toute l’équipe travaille dans le même tableau, sans s’échanger de fichiers par e-mail.

Vous entendez le public à chaud

Un QR code projeté en fin de session et un lien dans le chat de l’événement apportent des réponses dans les premières minutes après la clôture. Le questionnaire se remplit sur mobile en deux minutes, sans appli ni inscription.

Vous savez si chaque édition fait mieux que la précédente

Envoyez le même questionnaire après chaque rencontre : Pollsar garde à part les réponses de chaque édition. Quand vous bâtissez le programme suivant, vous voyez déjà quels intervenants et parcours gagnent des points.

Vous montrez des chiffres aux partenaires

Notes moyennes, indice NPS et citations des participants forment un rapport que vous envoyez sans hésiter au sponsor ou à la direction. La synthèse s’exporte en XLSX et va droit dans la présentation.

Vous ouvrez les inscriptions gratuitement, sans carte

Même une rencontre de 20 personnes mérite une vraie inscription, pas une liste dans un chat. Pollsar s’ouvre donc sans carte bancaire ni période d’essai qui expire : le formulaire, le QR code pour l’affiche et la synthèse fonctionnent tout de suite.

Questions sur l’inscription aux événements

Prévoyez une marge pour les absents : en général, environ 28 % des inscrits ne viennent pas à un événement gratuit, plus d’un tiers pour une petite rencontre gratuite, et environ 17 % pour un événement payant. Pour une salle de 80 places, acceptez 100 à 110 inscriptions pour une rencontre gratuite et environ 95 pour une rencontre payante. Google Forms n’a pas cette limite sans module complémentaire, alors que dans Pollsar vous la fixez par un simple nombre dans les réglages de l’audience, et Pollsar arrête les inscriptions dès que ce nombre est atteint.
Seulement ce qui servira avant ou pendant l’événement : l’entreprise et la fonction pour le badge, les restrictions alimentaires pour le traiteur, un besoin d’accessibilité pour la salle et la façon dont la personne a connu l’événement. Chaque champ en trop fait baisser le nombre d’inscriptions, alors limitez-vous à cinq à sept questions et ne rendez obligatoires que les coordonnées. Posez l’autorisation de droit à l’image dans une question « Oui / Non » à part : le jour J, impossible de la recueillir auprès de tout le monde.
Cinq à sept questions, en commençant par la note globale : c’est la plus sincère, tant que la personne n’a pas encore décortiqué les détails. Ensuite, demandez ce qui a été le plus utile, ce qui a traîné en longueur, si la personne reviendrait et comment elle a connu l’événement : cette dernière réponse montre quel canal d’annonce attire vraiment le public. Le questionnaire de satisfaction événement pose déjà les questions sur l’organisation et les problèmes, et l’assistant IA ajoute celles qui portent sur votre programme.
Oui, c’est gratuit : vous créez le formulaire et recevez les inscriptions sans rien payer ni enregistrer de carte. L’assistant IA le prépare à partir de la description de l’événement, et le lien et le QR code vont directement dans l’annonce et sur l’affiche. Chaque inscription s’ouvre à part, avec toutes les réponses de la personne.
Oui, gratuitement : il suffit d’envoyer le lien par WhatsApp avec le faire-part. Envoyez-le 6 à 8 semaines avant le mariage et demandez une réponse 3 à 4 semaines avant : c’est à peu près le moment où le traiteur ou la salle attend le nombre exact de couverts. Demandez le prénom de l’accompagnant plutôt qu’un simple « +1 », s’il y aura des enfants, les allergies et si une navette est nécessaire : le plan de table et le menu se font alors sans appeler chaque invité.
Postez le lien du questionnaire dans le chat du direct cinq minutes avant la fin et demandez de répondre pendant que le direct tourne encore : une fois qu’il est terminé, on répond nettement moins. Demandez si le sujet était utile, si l’intervenant a expliqué clairement et quel webinaire faire ensuite. Aux inscrits qui ne sont pas venus, envoyez une question à part, « Qu’est-ce qui vous en a empêché ? » : moins de la moitié des inscrits assistent en général au direct, et leurs réponses vous indiqueront le meilleur horaire.
Comptez 10 à 30 % des participants si le questionnaire part par e-mail le lendemain. Si vous prévoyez une minute au programme pour répondre et montrez le code depuis la scène, le taux grimpe nettement : les gens répondent encore dans la salle. Sous 10 % de réponses, les conclusions risquent de refléter surtout les plus satisfaits et les plus mécontents plutôt que la salle dans son ensemble.
Laissez les billets et le paiement à votre billetterie ou à votre caisse : Pollsar se charge des inscriptions et des avis. Si l’événement est payant, après l’envoi du formulaire, la personne peut passer directement à la page de paiement. Ses données et ses réponses restent dans Pollsar, et l’argent arrive là où vous encaissez déjà.

Sachez qui viendra

Des listes dans les groupes de discussion, des « je viens » en commentaire et un tableur modifié par trois personnes, et le jour J, des gens se présentent à l’entrée sans figurer sur aucune liste. Pollsar rassemble les inscriptions dans un seul formulaire, ferme la liste quand il n’y a plus de places et, après la clôture, demande ce qu’il faut améliorer. Vous préparez le prochain événement à partir de ce que les participants ont vraiment dit !

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Illustration au trait : un surfeur prend une vague sur sa planche